10 tips para gestionar tus proyectos

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gerente de proyecto

Un gerente de proyecto, específicamente un gerente de proyecto de software, se enfrenta a muchos problemas diferentes para poder alcanzar el éxito en el cumplimiento de las estrategias que conllevan la ejecución de cualquier proyecto desarrollado en este ámbito.

A fin de llevar el proyecto a un feliz término, para un gerente de proyecto no sólo bastará con tener talento ya que este debe venir acompañado con inteligencia, cualidad que le será de mucha utilidad en el uso de herramientas de automatización para ahorrar tiempo, la gestión remota de equipos, así como mantenerse al día con las últimas tendencias y técnicas.

Junto con esto, cabe destacar también, el uso de herramientas de desarrollo en línea como Stackify para diagnosticar los problemas de rendimiento de la aplicación y para eliminar las cajas negras siendo este, un recurso necesario para mantenerse al día con la gestión de proyectos de software moderno.

Un gestor de proyectos eficiente regula los flujos de trabajo, planifica, gestiona y organiza los recursos para ayudar en la realización de los nuevos proyectos.

Al momento de ser llevado a cabo un proyecto existen algunos puntos importantes que todo jefe de proyecto debe tener en cuenta para garantizar una gestión eficaz de los procedimientos que conforman su ejecución, siendo estos la columna vertebral de las habilidades de gestión de proyectos.

Planificación

La planificación es una de las fases iniciales y cruciales en la gestión de cualquier proyecto, ya que, dependiendo de la manera como estén estructuradas las estrategias y sean asignadas las responsabilidades, influirá para que el proyecto obtenga el éxito esperado o termine fracasando estrepitosamente.

Una de las principales razones de las deficiencias encontradas en muchos proyectos proviene de una planificación inadecuada o deficiente, carente de organización y sin una definición clara de los requerimientos necesarios para generar un punto de partida que garantice la consistencia del proyecto hasta el final.

Como hay tiempo asignado para la planificación, es importante elaborar un plan que sea adecuado para el proyecto, y también evaluar algunos procedimientos rudimentarios necesarios para la gestión.

El diseño de una descripción específica del proyecto y sus requisitos también es extremadamente necesario, ya que ayuda a tener una mejor comprensión del mismo a fin de determinar qué acciones tomar, así como las herramientas a usar para gestionar eficazmente el proyecto.

Una vez que hay una disposición clara del proyecto y se han establecido correctamente los objetivos en detalle, es mucho más fácil gestionarlo de manera más eficiente y sin problemas.

Objetivos del proyecto

Determinar el objetivo del proyecto es esencialmente una parte del proceso de planificación. El resultado del proyecto debe ser comprendido e identificado.

El gerente de proyecto necesita monitorear cada proceso a fin de supervisar su progreso y garantizar el cumplimiento de las diferentes etapas del proyecto.

Para el gerente de proyecto una manera eficaz de evaluar y medir la efectividad de las tareas que se lleven a cabo en la consecución del proyecto es utilizando herramientas de análisis que proporcionen métricas que muestren el progreso, el retraso o cualquier tipo de cambio que vaya surgiendo en algún punto específico de su ejecución.

El monitoreo de estas métricas ayudará a asegurar si se cumplen el objetivo y los resultados previstos del proyecto.

Identificación de riesgos

Identificar los riesgos es también uno de los pasos más importantes a la hora de planificar el proyecto.

A medida que se avanza en la planificación, el gerente de proyecto debe identificar los posibles riesgos asociados al proyecto, detectando las potenciales amenazas y anticipando el momento en el cual estas podrían presentarse.

Para una mejor comprensión, los factores de riesgo se pueden dividir en categorías separadas (Bajo, Medio, Alto) en función de la probabilidad de que ocurran.

Esto permitirá al gerente de proyecto ahorrar tiempo ya que estará preparado en caso de que alguna tarea o proceso genere un curso de acción inesperado.

Limitaciones del proyecto

Durante la planificación del proyecto, el gerente de proyecto debe identificar también el entorno en que este será desarrollado a fin de tener una noción más precisa sobre las limitaciones que este posee y de que manera afectan la ejecución del proyecto.

Dentro de lo que constituyen las limitaciones que pueden repercutir directa o indirectamente en el desarrollo de un proyecto existen 3:

Las físicas comprendidas por el espacio donde se lleven a cabo las operaciones y tareas relacionados con el proyecto.

Luego están las limitaciones de recursos, asociados a la poca disponibilidad de medios o herramientas para cumplir los objetivos del proyecto en el plazo fijado y, por último, las tecnológicas correspondientes a fallas técnicas que pudieran presentarse en los sistemas de información y que puedan ocasionar atrasos en la culminación del proyecto.

Todas estas limitaciones deben ser tomadas en cuenta por el gerente de proyecto a la hora de planificar el proyecto para evitar que cualquier problema asociado a estos factores se presenten o sucedan sin tener un plan de contingencia preparado.

Calendario del proyecto

Elaborar un cronograma para el proyecto es una tarea que el gerente de proyecto deberá mantener continuamente, debido a que esto permitirá hacer un seguimiento acerca de qué trabajo es necesario hacer, cuándo y qué tanto queda por hacer.

Es igualmente importante informar a todas las demás partes interesadas del proyecto para que todos conozcan sus tareas y puedan terminarlas según el calendario, el cual puede ser extenso y detallado, ya que tendrá detalles completos sobre los procesos a seguir y contendrá mucha información importante.

Un calendario bien planificado garantizará que todo se haga a tiempo y que no haya demoras o retrasos innecesarios en la finalización del proyecto.

Delegación de responsabilidades

Esta es la parte en la que las tareas y responsabilidades deben dividirse y delegarse. Es importante que todos los que trabajan en el proyecto conozcan su papel y el de los demás, ya que esto ayudará a mejorar la comunicación, lo cual facilitara hacer un seguimiento o preguntar a la persona adecuada si se sabe quién es responsable de qué.

El gerente de proyecto tiene que hacer una lista de personas junto con sus tareas. Por lo general, un proyecto tiene un gerente, un patrocinador ejecutivo, un líder técnico y otro personal importante.

Es necesario planificar y compilar una lista de tareas diferentes y quién es responsable de cada una de ellas.

Calidad del proyecto

Es importante que el gerente de proyecto piense en la calidad del producto asegurándose de comprobar todos los aspectos durante su realización, definiendo para ello un plan en el cual se fijen estándares que permitan evaluar el resultado obtenido tras la aplicación de los procesos a fin de determinar si este satisface plenamente las expectativas, así como los pasos a seguir en caso de que sea necesario hacer ajustes en alguna de sus características o funciones.

En lo que respecta a la calidad de un producto siempre estará presente la posibilidad de ir y venir entre los procesos hasta alcanzar el nivel que se pretende.

Presupuesto del proyecto

Establecer un presupuesto para el proyecto es uno de los primeros aspectos sobre los que el gerente de proyecto tendrá que decidir, junto con la etapa de planificación.

Una vez que se ha fijado un presupuesto, el gerente de proyecto puede controlar los gastos para asegurarse de que no se han cruzado los límites del capital destinado para llevar a cabo el proyecto.

Para esto, resultará de mucha utilidad llevar un registro constante de los gastos que se vayan generando a lo largo de su ejecución.

Comunicaciones

La comunicación es un factor clave en la planificación de un proyecto, por lo cual es necesario, tanto para el gerente de proyecto como las demás partes involucradas, evitar las inhibiciones al momento de expresar alguna sugerencia o reclamo durante la ejecución del proyecto.

Esto claro, haciéndolo de manera asertiva, a fin de mantener una apropiada interacción entre los miembros y orientar apropiadamente los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos en la fase de planificación.

Gestión del alcance

Puede suceder en algunos casos, que se necesite un cambio repentino en el proyecto y que el gerente de proyecto se haya hecho consciente de esta situación durante la ejecución.

Aunque es poco probable que esto ocurra, el gerente de proyecto deberá estar preparado para actuar en consecuencia, desarrollando estrategias y cursos de acción que permitan conducir los procesos hacia la adaptación de esos cambios.